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6 pasos para hacer más con menos juntas de trabajo

1. ¿Para qué?
Tener claro el motivo de la reunión es un elemento importante para la efectividad, ya que así cada integrante sabe muy bien el porqué se deben de reunir, y esto evitará que las conclusiones sean diferentes entre los asistentes.

2. ¿Cuándo?
Si queremos ser más eficientes, olvidémonos de las juntas diarias. Es más, olvidémonos de las juntas en lunes a primera hora. La primera recomendación es sondear con los colaboradores sobre el momento oportuno para llevarlas a cabo. Por supuesto, no se trata de hacerlo cuando ellos digan, sino de tomar en cuenta su apreciación al respecto.
En este sentido, se trata de hacer un consenso para sacar lo mejor de ellos en el mejor momento. Además, al sumarlos en este tipo de decisiones, ellos se sentirán más comprometidos y su respuesta, evidentemente, será más positiva. Lo ideal es hacerlas martes o miércoles, días que no representan el obstáculo del lunes (cuando empiezan a tomar el ritmo) ni el de jueves y viernes (cuando ya se acerca el fin de semana).

3. ¿En qué horario?
Si bien no hay un horario ideal, podremos encontrarlo al descartar momentos no adecuados, como después del desayuno o la comida. También es importante evitar las juntas cuando la carga de trabajo es mayor. En este sentido podríamos pensar que un martes a las 11 de la mañana sería un ejemplo ideal o quizás un miércoles al mediodía.

4. ¿Dónde?
La mayoría de las juntas suele ser en la sala destinada a este propósito; esto, además de ser práctico, resulta económico. Sin embargo, también se recomienda, de vez en cuando, realizarlas fuera de la oficina, de tal manera que este momento y este espacio sean única y exclusivamente para ese fin.

5. ¿Cuánto tiempo?
Tampoco existe una duración ideal, pero sí existen parámetros de concentración. En el caso de un profesionista podremos obtener el mejor rendimiento en un lapso ininterrumpido de 90 minutos, aproximadamente, de tal manera que si programamos juntas de máximo dos horas podremos estar en el rango correcto de productividad.
Para esto es importante contar con una agenda definida y compartida previamente con los involucrados, con el propósito de dedicar el tiempo necesario a cada punto y que cada integrante sea parte activa y se prepare previamente. Sin embargo, si durante el transcurso de un tema te das cuenta que requiere más tiempo del previsto, se necesita de otras personas o se deben contemplar otras alternativas, considera la opción de otra reunión, pero no extiendas la actual y asegúrate de que la nueva junta tenga claro el objetivo, la agenda y, por supuesto, los participantes.

6. ¿Quiénes?
Este punto es muy importante, ya que un error del fenómeno de la juntitis es convocar a demasiados participantes para atender asuntos particulares. No olvidemos la premisa de que sólo hay que convocar a las personas indispensables en cada tema.